H Αρχή, τον Σεπτέμβριο του 2022, ξεκίνησε την πραγματοποίηση του έργου με τίτλο «Aware by default: raising awareness of critical social and professional groups (children and privacy professionals) (byDefault)», μετά από επιτυχή υποβολή σχετικής πρότασης σε πρόσκληση προγράμματος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (https://bydefault-project.eu/). Η υλοποίηση του έργου έγινε υπό τον συντονισμό της Αρχής και σε συνεργασία με το Πανεπιστήμιο Πειραιώς και την Ελληνική εταιρεία Πληροφορικής ‘ICT Abovo ΙΚΕ’, συγχρηματοδοτείται δε σε ποσοστό 90% από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Ο πρώτος κύριος στόχος του έργου αυτού είναι η δημιουργία πλατφόρμας συνεργασίας και παροχής περιεχομένου και εξειδικευμένης ενημέρωσης προς τους επαγγελματίες στο πεδίο της προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των υπευθύνων προστασίας δεδομένων. Ο δεύτερος στόχος αφορά την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση των παιδιών σχολικής ηλικίας, των δύο τελευταίων τάξεων δημοτικού, γυμνασίου και λυκείου σε θέματα προστασίας δεδομένων.
Α. Ανάλυση αναγκών και σχεδίαση της ψηφιακής πλατφόρμας
Για τη δημιουργία του ψηφιακού χώρου συνεργασίας και εξειδικευμένης ενημέρωσης των επαγγελματιών προστασίας δεδομένων, επιδιώχθηκε η ενεργή συμμετοχή τους, τόσο κατά την ανάλυση των λειτουργικών απαιτήσεων της πλατφόρμας και του καθορισμού του αρχικού θεματολογίου του περιεχομένου όσο και κατά την κατάρτιση του κανονισμού χρήσης της και της πολιτικής προστασίας δεδομένων που τη διέπει.
Ειδικότερα, στο αρχικό στάδιο της διερεύνησης αναγκών και ανάλυσης απαιτήσεων, καταρτίστηκε σχετικό ερωτηματολόγιο που εστάλη σε περισσότερους από 3.500 αποδέκτες και 5 επαγγελματικές ενώσεις και σωματεία. Συνολικά, απάντησαν 371, πολλοί εκ των οποίων συμμετείχαν και στην ημερίδα που ακολούθησε και κατά την οποία συζητήθηκαν οι απαντήσεις τους στα ερωτηματολόγια και η σχετική ανταπόκριση της Αρχής, καθώς και στα δύο σεμινάρια αργότερα.
Η αρχική έκδοση της πλατφόρμας για επαγγελματίες της προστασίας δεδομένων σχεδιάστηκε στη βάση των προαναφερόμενων απαιτήσεων και αναπτύχθηκε με το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ιστού ανοιχτού κώδικα WordPress, με αξιοποίηση μις σειράς προσθέτων (plugins), όπως wpforo, WP Mail SMTP, Anada 1.0 , κ.ά. Η πλατφόρμα αποτελείται από ψηφιακή βιβλιοθήκη με υποστηρικτικό υλικό, προσπελάσιμο σε οποιονδήποτε επισκέπτη ή χρήστη της πλατφόρμας, και ένα φόρουμ συζήτησης και ανταλλαγής απόψεων, προσπελάσιμο μόνο από εγγεγραμμένους χρήστες.
Ως προς το περιεχόμενο, αρχικά επιλέχθηκαν από την Αρχή 20 θέματα, που εμφανίζονται συχνά σε υποθέσεις ή άλλες δραστηριότητές της, τα οποία περιορίστηκαν στα τελικά 10 που περιλαμβάνει η ψηφιακή βιβλιοθήκη, σύμφωνα με τις προτιμήσεις των επαγγελματιών που απάντησαν στο ερωτηματολόγιο και συμμετείχαν στην ημερίδα και τα δύο σεμινάρια. Το περιεχόμενο καθενός από τα 10 αυτά θέματα ταξινομήθηκε κυρίως σε τρεις βασικές κατηγορίες, ‘καθοδήγηση από το EDPB’, ‘καθοδήγηση από τις εποπτικές αρχές’ και ‘αποφάσεις ΔΕΕ και ΕΔΔΑ’, ώστε να γίνεται καλύτερη διαχείριση του όγκου των πληροφοριών και οργανωμένο με εύλογο και φιλικό στον χρήστη τρόπο. Τα δέκα θέματα που επιλέχθηκαν τελικά είναι η ασφάλεια δεδομένων, οι νέες τεχνολογίες, τα εργαλεία λογοδοσίας, η νομιμότητα της επεξεργασίας, οι εργασιακές σχέσεις, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας και οι εκτελούντες την επεξεργασία, τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, οι ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων, η βιντεοπαρακολούθηση και οι αρχές που σχετίζονται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.
Β. Κανονισμός λειτουργίας πλατφόρμας
Επίσης, κατά τον προαναφερόμενο τρόπο, καταρτίστηκε και ο κανονισμός λειτουργίας της πλατφόρμας και η πολιτική προστασίας δεδομένων. Και τα δύο κείμενα περιέχουν τα βασικά στοιχεία που πρέπει να παρέχονται στους χρήστες του ιστότοπου, σχετικά με τα δικαιώματα και τις ευθύνες τους σε ένα διαδικτυακό περιβάλλον όπου αλληλεπιδρούν με την πλατφόρμα και μεταξύ τους. Και τα δύο αναμένεται να παρέχουν μια σταθερή βάση για την προώθηση της πλατφόρμας και προαγωγή μιας υψηλού επιπέδου επιστημονικής κοινότητας επαγγελματιών προστασίας δεομένων, πρόθυμων να μοιραστούν τη γνώση, την εμπειρία και απόψεις με τους συναδέλφους τους και την Αρχή.
Γ. Πιλοτική, παραγωγική λειτουργία και αξιολόγηση της πλατφόρμας
Μετά την πιλοτική λειτουργία της πλατφόρμας, κατά την οποία επιλεγμένοι χρήστες και η σχετική ομάδα εργασίας της Αρχής πραγματοποίησαν δοκιμαστική χρήση των λειτουργιών της και διατύπωσαν προτάσεις βελτίωσης, η πλατφόρμα τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία ήδη από το Φθινόπωρο του περασμένου έτους. Είναι δε ανοικτή για εγγραφή προς κάθε ενδιαφερόμενο, πρόκειται δε μέχρι την ολοκλήρωση της υλοποίησης του έργου τον Αύγουστο 2024 να αξιολογείται τακτικά αποσκοπώντας στη συνεχή βελτίωση της λειτουργίας της. Υπήρξε μεγάλη προθυμία ανάληψης του ρόλου συντονιστή θεματικής ενότητας από τους χρήστες, χωρίς όμως να εξελιχθεί και σε ιδιαίτερα ενεργή συμμετοχή. Το σύνολο των εγγεγραμμένων χρηστών μέχρι τώρα ανέρχεται σε 313, ενώ παρατηρείται σχετικά χαμηλός ρυθμός νέων εγγραφών. Θα πρέπει ωστόσο να επισημανθεί ότι η εγγραφή είναι αναγκαία για την ενεργή συμμετοχή των χρηστών στους διαλόγους και την ανάρτηση περιεχομένου, ενώ δεν είναι απαραίτητη για την πρόσβαση στο ενημερωτικό υλικό της βιβλιοθήκης.
Συστηματική αξιολόγηση της πλατφόρμας πραγματοποιήθηκε δύο φορές, τον 5ο μήνα και τον 10ο μήνα παραγωγικής λειτουργίας. Στα αποτελέσματα της αξιολόγησης περιλαμβάνονται και τα ακόλουθα. Η τεχνική υλοποίηση της πλατφόρμας αξιολογείται ιδιαίτερα θετικά, όπως προκύπτει από τις απαντήσεις στο σχετικό ερωτηματολόγιο. Συγκεκριμένα, χαρακτηρίστηκε απλή κι εύκολη στη χρήση, μη περίπλοκη, με επαρκώς ολοκληρωμένες λειτουργίες. Ως προς τον κανονισμό λειτουργίας της πλατφόρμας, δεν ανέκυψε κάποιο θέμα ή απαίτηση τροποποίησης. Επίσης, ως προς το περιεχόμενο, διατυπώθηκε η επιθυμία, η πλατφόρμα να εμπλουτιστεί με περισσότερες θεματικές ενότητες. Αναγνωρίζεται από πλευράς χρηστών η χαμηλή προς το παρόν αξιοποίηση της πλατφόρμας, αποδιδόμενη κυρίως στην έλλειψη χρόνου και στην ύπαρξη και άλλων εύκολων τρόπων πρόσβασης στη ζητούμενη πληροφορία.
Δ. Προώθηση της χρήσης της πλατφόρμας
Η Αρχή επικεντρώνει τώρα τις προσπάθειές της στην προβολή της πλατφόρμας και της ψηφιακής βιβλιοθήκης για την ευρύτερη δυνατή αξιοποίησή της. Η πλατφόρμα επιδιώκεται να αποτελεί πλέον το κύριο κανάλι επικοινωνίας των επαγγελματιών στον τομέα της προστασίας δεδομένων και ειδικότερα των υπευθύνων προστασίας δεδομένων με την Αρχή, καθώς και μέσο εξειδικευμένης ενημέρωσης, με τον συνεχή εμπλουτισμό της βιβλιοθήκης, αφού η ανταπόκριση της Αρχής σε μεμονωμένα αιτήματα ενημέρωσης και παροχής εξειδικευμένων συμβουλών δεν είναι δυνατή.
Καλούνται όλοι που ασχολούνται με ζητήματα προστασίας δεδομένων, DPOs ή άλλοι επαγγελματίες, να εγγραφούν στην πλατφόρμα και να συμμετέχουν σε αυτή ενεργά, ανοίγοντας θέματα συζήτησης, αναρτώντας σχόλια ή απαντήσεις και αξιοποιώντας και την ψηφιακή βιβλιοθήκη της, https://collab.dpa.gr/.
* Ο κ. Δρ. Βασίλης Ζορκάδης είναι Γενικός Διευθυντής της Γραμματείας της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.