Με την υπ’ αριθ. 66297ΕΞ2024/14-5-2024 εγκύκλιο, ανακοινώθηκαν νέες διατάξεις που τροποποιούν προηγούμενες οδηγίες για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στο πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων. Οι τροποποιήσεις αυτές αποσκοπούν στη βελτίωση και την εναρμόνιση των διαδικασιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης σύμφωνα με τις προβλέψεις του ν. 4601/2019. Για την ορθή και ενιαία εφαρμογή των σχετικών κανόνων, παρέχονται οι ακόλουθες συμπληρωματικές οδηγίες και διευκρινίσεις:
Απόρριψη ηλεκτρονικού τιμολογίου με δυνατότητα διόρθωσης και επανυποβολής (Soft Reject – SR)
Σύμφωνα με την υπ’ αριθ. 46901 ΕΞ 2024/01.04.2024 κοινή υπουργική απόφαση, προστέθηκε νέα παράγραφος στο άρθρο 5, που επιτρέπει τη διόρθωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από τον εκδότη σε περίπτωση λάθους σε συγκεκριμένα πεδία. Το διορθωμένο τιμολόγιο δεν αποτελεί νέο παραστατικό, καθώς αφορά στην ίδια συναλλαγή και διατηρεί τον ίδιο μοναδικό αριθμό και ΜΑΡΚ.
Η διαδικασία αυτή στοχεύει στη μείωση της συχνότητας οριστικής απόρριψης των τιμολογίων από τις αναθέτουσες αρχές και στην αποφυγή καθυστερήσεων στον έλεγχο και την πληρωμή των δαπανών. Τα πεδία που επιδέχονται διόρθωσης περιλαμβάνουν σημαντικές πληροφορίες για τη δρομολόγηση και τη διαχείριση των τιμολογίων.
Περιγραφή ροής διαδικασίας διόρθωσης και επανυποβολής
Σε περίπτωση λάθους σε ένα ή περισσότερα από τα προβλεπόμενα πεδία, ο χρήστης της αναθέτουσας αρχής θέτει το τιμολόγιο σε κατάσταση SR, προσδιορίζοντας τα πεδία και τις ορθές τιμές. Ο εκδότης ενημερώνεται αυτόματα και έχει τη δυνατότητα να διορθώσει το τιμολόγιο και να το επανυποβάλει.
Με την επανυποβολή, το διορθωμένο τιμολόγιο λαμβάνεται από το σύστημα της αναθέτουσας αρχής και η διαχείρισή του ξεκινά από την αρχή. Η νέα ημερομηνία λήψης του διορθωμένου τιμολογίου αποτελεί την έναρξη της προθεσμίας πληρωμής.
Διαφορές των ενεργειών «Απόρριψη», «Απόρριψη με δυνατότητα επανυποβολής» και «αμφισβήτηση»
Η ενέργεια «Απόρριψη με Δυνατότητα Επανυποβολής» διαφέρει από την «Απόρριψη» και την «Αμφισβήτηση» στο ότι επιτρέπει τη συνέχιση της διαχείρισης του διορθωμένου τιμολογίου. Αν επιλεγεί η απλή «Απόρριψη», το τιμολόγιο θεωρείται τελική και απαιτεί την έκδοση πιστωτικού τιμολογίου από τον προμηθευτή. Στην περίπτωση «Αμφισβήτησης», το τιμολόγιο δεν βρίσκεται σε τελική κατάσταση και απαιτείται διευθέτηση της εκκρεμότητας.
Υλοποιήσεις/Προσαρμογές των πληροφοριακών συστημάτων
Για την αποτελεσματική διαχείριση των τιμολογίων με διαδικασία SR, προτείνονται συγκεκριμένες προσαρμογές στα πληροφοριακά συστήματα των φορέων, οι οποίες είναι ήδη σε φάση υλοποίησης στο ΕΔΗΤ. Αυτές περιλαμβάνουν την εμφάνιση της κατάστασης SR με διακριτό τρόπο και την απαγόρευση περαιτέρω επεξεργασίας του τιμολογίου που βρίσκεται σε κατάσταση SR.
Έναρξη Ισχύος και Πεδίο Εφαρμογής
Σύμφωνα με την υπ’ αριθ. 46901 ΕΞ 2024/01.04.2024 κοινή υπουργική απόφαση, η διαδικασία διόρθωσης και επανυποβολής τίθεται σε ισχύ από τις 8 Ιουνίου 2024. Η διαδικασία αυτή μπορεί να ακολουθηθεί και για τιμολόγια που εκδόθηκαν πριν από την 8η Ιουνίου 2024, εφόσον δεν έχει ολοκληρωθεί η διαχείρισή τους.
Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις υλοποιήσεις των πληροφοριακών συστημάτων, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επισκέπτονται το portal ηλεκτρονικού τιμολογίου της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Δείτε την εγκύκλιο στη Qualex: ΕγκΥπΟικ οικ.82240ΕΞ2024/11.6.2024